Arveldus ettevõtete vahel on muutumas elektroonseks. Teie postkasti saabuvad paljudelt hankijatelt arved e-kirjaga, mille küljes oleva elektroonse originaaldokumendi saab salvestada RAPIDisse ostuarve manuseks. Manuseks saate lisada pdf, doc või muus formaadis originaaldokumendi faili. Soovitame siiski eelistada pdf-formaati, mis on “kaalult” väiksem ning suure tõenäosusega suudavad arvutid pdf-dokumenti ka aastate pärast avada ja näidata.
Ka paberil saadud ostuarve saab skaneerida ja saadud fail salvestatakse RAPIDisse ostuarve manuseks.
RAPIDisse ostuarvele originaaldokumendi lisamiseks tehke nii:
käivitage RAPID, edasi Ostuarved ja Lisa uus.
Ekraanile avaneb tühi ostuarve vorm: päises on nupp Lisa originaaldokument, lohistage hiirega dokumendi fail sellele nupule.
Originaalarve otsimine ja vaatamine
Kui teil on vaja mõned kuud või aastad peale ostutehingu toimumist originaal-ostuarvele „otsa vaadata“, siis pole vaja otsida arhiiviruumi riiulist õiget kausta ning kaustast õiget arvet – te saate ostuarve originaali vaadata otse RAPID-ist. Enam ei ole raamatupidajal vaja tuhnida suurtes paberihunnikutes. RAPID-is saab otsida ja vaadata ostudokumendi originaali ostuarvel, maksekorraldusel, hankijaandmikus, ostuaruandes, kontode käibeandmikus, lao kartoteegis ja mujal, sõltumata sellest kas fail salvestati sinna eelmisel päeval või 5 aastat tagasi. Kaob vajadus säilitada kuludokumente paberil. Liigume sammu paberivaba raamatupidamise suunas.
Majandustehingute kinnitamine
Seni kinnitas teie ettevõttes ostutehingu toimumist raamatupidamiskohuslast esindav isik oma allkirjaga igal üksikul ostuarvel. Vastav nõue on kehtestatud raamatupidamise seaduse §7 lõikes 1.
Kui hakkate säilitama kuludokumente RAPIDis elektroonselt, trükkige kuu algul peale eelmise kuu viimaste ostuarvete sisestamist eelmise kuu ostuarve nimekiri paberile ja raamatupidamiskohuslast esindav isik allkirjastab selle koonddokumendi. Selline lahendus on raamatupidamisseaduse §7 lõike 2 järgi samuti lubatud.
Käivitage RAPID, edasi Ostuarved. Otsing – märkige linnuke „Eelmine kuu“ ja OK. Ekraanile kuvatakse eelmise kuu ostuarved. Klikkige nuppu Prindi. Esindav isik allkirjastab selle koonddokumendi.
Hankijate originaalarvete säilimine
Raamatupidamise seaduses on kehtestatud nõue: „Elektroonilisel kujul säilitatavaid algdokumente peab olema võimalik kirjalikult taasesitada.“ (§7 lg4). See nõue on RAPID-is täidetud: te saate RAPID-i ostuarve manusesse lisatud originaaldokumenti igal ajal ka paberile trükkida. Lisaks väljatrüki võimalusele saate originaaldokumenti saata e-kirjaga või salvestada arvutisse omaette failiks.
Majandustarkvara andmebaasist tehakse regulaarselt koopiaid – sellega koos saab koopia tehtud ka RAPIDisse lisatud originaalarvetest, seega on nende originaalfailide säilimine tagatud. Samas üks ei välista teist – võite hoida originaaldokumente nii paberi peal, kui ka RAPIDi andmebaasis. Andmebaasi salvestamine annab kasutamise mugavuse, paberi peal säilitamine annab esialgu säilimise kindlustunde. Raamatupidamise dokumente peab raamatupidamiskohuslane säilitama seitse aastat (RMPS §12).
Rahandusministeeriumis on ettevalmistamisel raamatupidamise seaduse täiendus, millega kehtestatakse ettevõttele kohustus esitada maksuametile kontrollimiseks nende nõudmisel dokumendid elektroonselt. Millal see täiendus seadusesse jõuab pole täna veel teada. Juba täna küsib maksuamet raamatupidamiskohuslaselt käibemaksu kontrollimiseks mitmesuguseid koonddokumente elektroonselt, aga ettevõttel ei ole veel kohustust neid elektroonselt esitada.