E-arve on masinloetav xml-formaadis digidokument, mis on koostatud ühtse standardi alusel. E-arve ei ole pdf-formaadis fail. Tavapäraselt edastatakse ja säilitatakse e-arveid spetsiaalses elektroonilises keskkonnas, aga neid võib vahetada ka e-postiga – vastavalt tehingupartnerite vahelisele kokkuleppele. 2016. aasta lõpuks võtab Eesti avalik sektor kasutusele e-arved.
Avaliku sektori asutused peavad olema valmis vastu võtma e-arveid alates 1. detsembrist 2016. Tarkvaras RAPID on võimalik importida e-arveid ostuarveks, nii faili kujul e-arvest, kui ka spetsiaalsetest elektroonilistest keskkondadest. E-arvete sissetõmbamiseks on vaja ainult peamoodulit RAPID FINANTS.
Tarkvarast RAPID on võimalik väljastada müügiarveid e-arvete vormis lisamooduliga RAPID E-ARVED. Lisamooduli maksumus vaadake hinnakirjast siin.
Alates 1. jaanuarist 2017 on võimalik avalikule sektorile esitada üksnes e-arveid.
Seega kui eraettevõte kauba võõrandamisel või teenuse osutamisel esitab arve riigiasutusele või kohaliku omavalitsuse üksusele, peab see olema e-arve vormis. Vastav nõue on sisse kirjutatud uue Raamatupidamise seaduse eelnõusse, mis praegu on Riigikogus menetlemisel (eelnõu 259 SE nr 15-1741).
Tehingupartnerid lepivad omavahel kokku mil viisil müüja edastab ostjale e-müügiarve. RAPIDist on võimalik edastada e-arve vormis müügiarvet ostjale neljal erineval viisil:
1) e-postiga
See on tasuta edastamise võimalus, e-arve lisatakse e-kirja manusesse. Kasutada võiksid just väiksed ja keskmised äriettevõtted, sest edastamise kulu puudub. Üldreeglina riigiraamatupidamiskohustuslased ei toeta seda edastusviisi.
2) operaatori kaudu
Uuest aastast võtavad selle edastusviisi kasutusele kõik avaliku sektori asutused. Suuremad kaubandusettevõtted on sama edastusviisi kasutanud juba aastaid. Eeldab lepingu sõlmimist e-arvete operaatorteenust pakkuva ettevõttega. Täna pakuvad operaatorteenust – Telema, Omniva Arvekeskus.ee ja www.arved.ee (Fitek). Teenuse kasutamisega kaasneb püsikulu ja tasu iga edastatud ning vastuvõetud dokumendi pealt. Peale lepingu sõlmimist luuakse ettevõttele teenuse-osutaja internetiserveris e-arvete postkast, mille kaudu RAPID edastab e-müügiarveid ja tõmbab sisse e-ostuarveid.
3) RAPIDi kaudu – uus võimalus!
RAPIDist saab saata e-müügiarvet ostja postkasti operaatori e-arvete serveris nii, et teie ettevõtte ei sõlmi operaatorteenuse lepingut. Vajalik ainult RAPIDi püsikliendi lepingu olemasolu.
Kasutades lisamoodulit E-ARVED saab
RAPIDi püsiklient edastada ostjale e-müügiarve
operaatori kaudu – TASUTA, iga kuu kuni 5 arvet.
Kui ettevõttel soovib kalendrikuus edastada rohkem kui 5 e-müügiarvet operaatori kaudu, siis on teenuse kuumakse alates 7 eurost, lähtuvalt dokumentide mahust. Ettevõttel endal pole vaja sõlmida lepingut operaatorteenust pakkuva ettevõttega.
4) internetipanka
Tavaliselt soovivad seda edastusviisi eraisikust ostjad, et saadud e-arve püsikorraldusega automaatselt tasuda. Eeldab müüja-ettevõtte ja panga vahel teenuslepingu sõlmimist; teenustasu iga müügiarve edastamise eest on umbes 0,25/tk, ostuarvete vastuvõtt on tasuta, püsikulu puudub. Seda võimalust kasutavad korteriühistud ja analoogsed haldusettevõtted.
E-arvete juhendiga saate tutvuda RAPIDi spikris: käivitage RAPID, vajutage klaviatuuril nuppu F1:
Valige Sisukord, edasi avage peatükk RAPID, Juhendid veebis ja grupis Peamoodul FINANTS valige juhend E-arvete seadistamine ja kasutamine.