Üha suureneva konkurentsi tingimustes otsivad ettevõtted paremat efektiivsust mitte ainult tootmises, vaid ka majandusarvestuses. Inimese tööaja kokkuhoid on üks efektiivsuse tõstmise võti. Raamatupidaja tööaja kokkuhoidu pakub majandustarkvara, kus rutiinsed tööprotsessid on automatiseeritud.
Saime RAPIDis valmis tööaja kokkuhoidu pakkuva uue võimaluse – laekumata müügiarvete kohta ostjatele automaatselt saadetavad meeldetuletused. Raamatupidaja klikib nuppu Meeldetuletused ja tarkvara saadab ostjatele eelseadistatud tekstiga e-kirjad kõigi laekumata müügiarvete kohta.
Käivitage RAPID ADMIN ja tehke tavapärane versiooni uuendus.
Käivitage moodul FINANTS ja logige sisse.
MEELDETULETUSE TEKSTI SEADISTAMINE
Klikkige nuppu Seaded, edasi Seaded > Müügiarved > Meeldetuletus tasumata arvetest.
1) märkige täpp sõna Meeldetuletus1 ette ja valige kirja tüüp Lihttekst.
Siia saate sisestada esmase leebe meeldetuletuse teksti, mis saadetakse kliendile e-kirjaga maksetähtajaks laekumata müügiarve kohta. Kui teile RAPIDisse automaatselt lisatud tekst sobib, siis muutmise vajadust pole.
Lihttekstiga meeldetuletusi saab saata enamikest meilitarkvaradest ja tavaliselt läbib see spämmifiltreid, st e-kiri jõuab ostja postkasti.
Kirja tüüp – HTML.
Kui olete tuttav lihtsamate html-tekstide kujunduskäskudega, siis võite neid siin kasutada: rasvane tekst, värviline tekst, suurem font, jmt. Seda tüüpi kirjade väljasaatmist toetab ainult MS Office Outlook tarkvara.
2) märkige täpp sõna Meeldetuletus2 ette ja valige kirja tüüp Lihttekst.
Siia saate sisestada tõsisema teksti, mis saadetakse kliendile kui müügiarve on maksetähtajaks laekumata ka peale esimese meeldetuletuse saatmist. Kui RAPIDisse lisatud olemasolev tekst sobib, siis muutmise vajadust pole.
3) Vajadusel seadistage ka võõrkeelsed meeldetuletused.
4) Väljuge salvestamisega.
KLIENTIDE ETTEVALMISTAMINE
Selleks, et saata kliendile e-kirjaga meeldetuletust laekumata arvest, peab kliendi kaardi Üldandmetesse sisestama e-posti aadressi. Kui ostja ettevõttes tegeleb arvete tasumisega üks kindel isik ja meeldetuletused peaks saatma just temale, mitte ettevõtte üldaadressile, siis lisage see isik kliendikaardi töölehele Kontaktisikud ja märkige isik linnukesega “Saada MT“.
MEELDETULETUSTE SAATMINE
Kõik raha laekumiste dokumendid peaksid olema eelnevalt imporditud (või käsitsi sisestatud).
Klikkige FINANTSI peamenüüs nuppu Kliendiandmik ja edasi aruande päises nuppu Meeldetuletused. Ekraanile kuvatakse nimekiri maksetähtaja ületanud müügiarvetest.
1) Märkige täpp sõna Meeldetuletus1 ette.
RAPID pakub ette, et esimese meeldetuletuse e-kiri saadetakse ostjatele, kelle müügiarve maksetähtaeg on ületatud 1 ja rohkem päeva. Soovi korral suurendage päevade arvu. Topeltklikk arve numbril avab arve ekraanile, topeltklikk kliendi nimel avab kliendikaardi.
Tulbas Kinnitatud peaks arvetel olema linnuke. Tavapäraselt teatab Kinnituse märge raamatupidajale, et müügitehing on lõpetatud ja raha laekumise ootamine on õiguspärane.
Tulbas Väljastatud näidatakse, millal arve on kliendile edastatud. Kui väli on tühi, siis on arve kliendile jäänud ekslikult edastamata.
Kui Sa ei soovi mõne arve kohta ostjale meeldetuletust saata, siis kustutage esimeses tulbas olev Saada linnuke.
Ekraani all servas näete välja saadetavate meeldetuletuste koguarvu. Kui ühel kliendil on mitu arvet maksetähtaja ületanud, siis saadetakse talle 1 meeldetuletus.
Kui olete veendunud saadetavate meeldetuletuste õigsuses, siis klikkige nuppu Saada meeldetuletused.
Rapid saadab ükshaaval igale kliendile, kellel on üks või rohkem maksetähtaja ületanud arvet, e-kirja Meeldetuletus 1 tekstiga, manusesse lisatakse müügiarve ja ka meeldetuletuse pdf-fail. Kui kliendile on seadistatud isik, kes tegeleb selles ettevõttes tasumata arvetega, siis saadetakse e-kiri selle isiku meiliaadressile. Ülejäänud juhtudel saadetakse kiri kliendi üldisele e-postiaadressile. Kui kliendil puudub Rapidis kliendikaardil meiliaadress, siis jääb meeldetuletus saatmata!
Kirjad saadetakse välja ajalise intervalliga, vastavalt meiliserverite reeglitele.
Kui esimese meeldetuletus (MT1) saatmisest on päevad möödunud ja arve pole ikkagi laekunud, siis saatke ostjale uus meeldetuletus – meeldetuletus2 tekstiga.
2) Märkige täpp sõna Meeldetuletus2 ette.
RAPID pakub ette, et meeldetuletus2 e-kiri saadetakse ostjatele, kellele meeldetuletus 1 saatmisest on möödunud 7 ja rohkem päeva. Soovi korral muutke päevade arvu.
Kui Sa ei soovi mõne arve kohta meeldetuletus2 saata, siis kustutage esimeses tulbas olev Saada linnuke.
Meeldetuletust2 saab ostjale saata korduvalt.
Kui teie ettevõttes ostjale teist korda Meeldetuletus2 ei saadeta, siis märkige linnuke “Ära saada korduvalt”. Näiteks juhul kui selliste arvetega tegeletakse edasi personaalselt või saadetakse edasi inkassosse.
Kui olete veendunud saadetavate meeldetuletuste õigsuses, siis klikkige nuppu Saada meeldetuletused. Väljasaatmine toimub samamoodi kui Meeldetuletus 1 puhul.
Kui on vaja kliendile ükshaaval meeldetuletusi saata, siis seda saab teha Kliendiandmikus ühe kliendi käivete töölehel.
Välja saadetud meeldetuletusi näete oma meilitarkvaras kaustas Saadetud.
Saadetud meeldetuletuste kohta väljastatakse info ka aruandele “Laekumata müügiarved”. Lisaks näeb meeldetuletuste saatmise kuupäeva Kliendiandmikus Kliendi käivete töölehel müügiarve Väljastamise kuupäeval klikkides ning igal müügiarvel töölehel “Tekstid,muud” tabelis “Müügiarve väljastatud”.
Küsimuste tekkimisel palun helistage või kirjutage.