E-arvete kasutamine muutub kohustuslikuks
Aastal 2016 läheb Eesti avalik sektor üle e-arvetele. Erasektoris muutub e-arve soovituslikuks rahandusministeeriumi plaanide kohaselt paari-kolme aasta jooksul, peale raamatupidamisseaduses vastavate täienduste jõustumist.
E-arve on masinloetav xml-formaadis dokument, mis on koostatud ühtse standardi alusel. E-arve ei ole pdf-formaadis fail. Tavapäraselt edastatakse ja säilitatakse e-arveid spetsiaalses elektroonilises keskkonnas, aga neid võib vahetada ka e-postiga – vastavalt tehingupartnerite vahelisele kokkuleppele.
E-arvete kasutamisega paraneb andmete kvaliteet, suureneb läbipaistvus arveldusprotsessis ning andmed on turvaliselt säilitatud arhiivis, kusjuures arhiveerimiseks ei ole eraldi üldjuhul vaja midagi teha, see on osa automaatsest protsessist. Keskmistes ja suurtes ettevõtetes aitavad E-arved hoida kokku kulutusi, sest sellega vähendatakse tehnilisele tööle kuluvat aega; mida suurem dokumendimaht, seda suurem tööaja kokkuhoid.
| Majandustarkvara RAPID oskab lugeda ja koostada E-arveid. |
Kuidas alustada RAPIDiga e-arveldusi?
Ostuarved
Kui dokumentide hulk on väike, siis alustage e-arveldusi küsides tarnijalt e-arve tavalisse e-postkasti. Näiteks TT Tarkvara saadab ostjatele arveid e-kirjaga, mille manuses on pdf-fail ja xlm-fail – viimane ongi e-arve. Kui tarnija tarkvarasüsteem ei võimalda saata e-arveid meiliaadressile, siis valige e-arvete vastuvõtu operaatoriks Swedbanga Internetipank. (Juhul kui ettevõttel on Swedis pangakonto). Swedbank ei küsi ostuarvete vastuvõtmise eest teenustasu ega kuumaksu. Swedi internetipangast saate saabunud e-arved lihtsalt salvestada oma arvutisse.
Suurema ostudokumentide mahu puhul tuleb valida arvete edastus-operaator, kes e-arveid vahendama hakkab. Arvete edastus-operaatoreid on hetkel Eestis vähe – Telema, Omniva Arvekeskus, www.arved.ee (OpusCapita/Itella), Edisoft, Swedbank. Tuleks uurida operaatoritelt kelle teenus oleks kõige mugavam ja soodsam ning milliseid lisateenuseid pakutakse arvete edastamise juurde. Operaatorid küsivad tavaliselt kuumaksu ja igalt edastatud dokumendilt teenustasu.
Peamoodulisse RAPID FINANTS saate hankijate e-arveid sisse tõmmata ostuarveteks, pole vaja tarkvara lisamoodulit.
Kuidas alustada ostuarvete e-arveldusi? Põhjalikum info e-arvete importimisest RAPIDi konsultantidelt ja Rapidi spikrist.
Müügiarved
Müügiarvete väljasaatmiseks e-arvena vajate lisamoodulit RAPID E-arved. Selles lisamoodulis toimib automaatne liidestus arve edastus-operaatoritega Telema, Opuscapita, Swedbank jt internetpangad. Tegemisel on liidestus Omniva Arvekeskusega nii, et iga RAPIDi püsiklient saaks enda koostatud müügiarve e-arvena välja saata tasuta ja leping Omiva Arvekeskusega pole vajalik!
Kui väljasaadetavate müügiarvete hulk on suur, siis valige oma firmale sobiv andmevahetus-operaator: lähtuvalt müügiarvete hulgast ja spetsiifikast ning operaatori pakutavatest lisateenustest ja maksumusest.
Edasi leppige ostjaga kokku e-arvete edastamise viis – kas e-kirjaga või läbi andmevahetus-operaatori ja alustage müügiarvete e-arveldusi! Põhjalikum info e-arvete väljasaatmisest ostjatele RAPIDi konsultantidelt.
Tõenäoliselt toimub paari aasta pärast suhtlus ka eraettevõtete vahel täies mahus e-arveldustena. See aitab kokku hoida aega ja ressurssi, tagab dokumentide täpsuse ja kvaliteedi ning võimaldab raamatupidajatel üha rohkem keskenduda väärtust loovatele tegevustele toetamaks oma ettevõtte arengut.