RP FINANTS uus moodul MASSARVED

Moodul MASSARVE võimaldab koostada automaatselt arveid, mis korduvad kuust-kuusse enam-vähem alalisele klientide nimekirjale kas muutustega summas ja mahus või lausa ühesugused. Moodul on vajalik ettevõttele, kes koostab püsiklientide nimekirjale rendiarveid, kommunaalteenuste arveid või mitmesuguste muude teenuste arved iga kuu või kvartal.
Mooduli juurutamisel tekib oluline tööaja kokkuhoid igakuiselt arveid koostaval töötajal. Paari nupuvajutusega koostatakse, trükitakse ja saadetakse e-kirjaga arved nii kümnele kui ka sadadele klientidele.

  1. Seadistage massarvete tüübid
    RP Admin → Kataloogid → Massarvete tüübid.
    Igale tüübile saab häälestada erineva müügiarve seeria ja mõõturite tunnuse. Kui tüübi juures seeriat pole, võetakse see müügi üldhäälestusest.
    Kui kasutatakse näitusid, siis arvele näitude ette väljatrükitava teksti saab sisestada ‘Grupid I’ kataloogis (grupi kaardil väljad ‘Massarve algnäidu tekst’ ja ‘Massarve lõppnäidu tekst’).
    Seda, kas massarve peal saab sisestada hinna käibemaksuga või käibemaksuta, määrab müügiarve seeria juures olev häälestus.
  2. Arve e-kirjaga automaatse saatmise seadistamine
    Lähtuvalt teie arvutis kasutatavast meiliprogrammist:
    MS Outlook: vaja installeerida tasuta abitarkvara ClickYes, et mitte igale saadetavale arvele Yes-i ei peaks klikkama.
    Outlook Express: maha võtta omadus ‘Warn me when other applications try to send mail as me’ (Tools->Options->Security)
    Thunderbird:
  3. Püsiklientide nimekirja sisestamine
    Ühekordne töö. Edaspidi saab vajadusel nimekirja täiendada või mittevajalikke kliente nimekirjast kustutada.
    RP Finants → Müügiarved → Massarved → valige vajalik massarve tüüp.
    Lisage siia tabelisse püsikliendid ja müügiartikkel või müügiartiklid.
    Kui määrate tabeli päises müügiartikli, siis pole vajadust seda sisestada tabeli ridadel.
    Tulpa ‘Tr‘ sisestage arve eksemplaride arv, mida vaja paberile trükkida. Vaikimisi väärtus müügiarve häälestusest.
    Tulpa ‘E-kiri’ sisestage kas 1 või 0 – kas soovite kliendile arvet meiliga saata või mitte. Kui kliendi kaardil e-kirja aadress sisestatud, siis vaikimisi väärtuseks on 1 – st arve saadetakse e-kirjaga.
    Prindi nimekiri – vajadusel printige sisestatud nimekiri paberile, et oleks mugavam kontrollida.
  4. Massarvete koostamine
    Kuust kuusse korduv tegevus.
    RP Finants → Müügiarved → Massarved → valige vajalik massarve tüüp. Ekraanile laotatakse varem sisestatud massarve nimekiri.
    Kuupäev – sisestage loodavate arvete majandustehingu kuupäev.
    Maksetähtaeg – kui see täidetud, pannakse loodavatele arvetele sama tähtaeg. Kui päises tähtaeg tühi, saavad loodavad müügiarved tähtaja kliendi või üldhäälestuse järgi (sarnaselt tavaliste müügiarvetega);

    Näitudega massarve
    puhul sisestage uued näidud, programm arvutab koguse – uue ja vana näidu vahe, ning summa.
    Ilma näitudeta arvete puhul korrigeerige ise koguseid ja/või hindu, millega seekord soovite arved koostada.
    Lisatekst – soovi korral sisestage selle nupu abil automaatselt kõikidele tabeli ridadedele ühesugune lisatekst. Siia sisestatud lisatekst kandub automaatselt loodavale arvele.

    Genereeri arved – kui olete kõik andmed korrektselt sisestatud ja selles ka veendunud, siis vajutage nuppu Genereeri arved – käivitub automaatne protseduur, mis koostab arved kõigile klientidele selles massarve nimekirjas. Igale kliendile luuakse üks arve sisestatud ühe või mitme artikliga. Kliendile, kellel nimekirjas summa null, arvet ei koostata. Arved koostatakse kliendi lühinime järjestuses.
    Enne arvete loomist kontrollib programm, et sellel kuupäeval selles seerias ei oleks kliendile arvet koostatud; kui arve leitakse, siis arvete genereerimise protseduur ei käivitu.

    Prindi arved – käivitub automaatne protseduur massarvete printimiseks tabelis seadistatud eksemplaride arvus.
    Arved e-kirjaga – käivitub automaatne protseduur massarvete e-kirjaga saatmiseks tabelis seadistatud klientidele.

    Prindi nimekiri – vajadusel printige sisestatud nimekiri paberile; sobib raamatupidamise algdokumendiks, kui te arveid enda jaoks ei prindi.
    Uus kuu – peale seda protseduuri saab alustada uue kuu massarvete nimekirja korrigeerimist, et saata uusi arveid.
    Uus näit → vana näit – protseduur nullib massarvete nimekirjas kogused ja summad, hinnad jäävad. Uus näit salvestub vanaks näiduks, et operaatoril oleks võimalus sisestada järgmise kuu uusi näite.

Kuidas ma saan RAPID-i uue versiooni oma arvutisse? Loe siit.

Loe järgmist FINANTS juuni 2009
Loe eelmist FINANTS mai 2009